Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming die per 25 mei 2018 in werking is getreden, geeft het Bestuur van Friendship Gospel Choir onderstaand weer hoe zij dit heeft vorm gegeven.
Om het koor adequaat te kunnen besturen, contact te onderhouden met de leden en de nodige administratieve handelingen te kunnen verrichten worden de meest noodzakelijke gegevens, middels een papieren aanvraagformulier, verzameld.
Het aspirant lid vult zelf de volgende gegevens in: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer thuis/mobiel en e-mailadres (evt. beroep).
Tevens wordt de ingangsdatum c.q. einddatum van het lidmaatschap ingevuld en de stemgroep “sopraan, alt of tenor”.
Hierdoor kan de verdeling van het aantal per stemgroep, indien nodig, worden bepaald.
Pas bij definitief lidmaatschap wordt het bankrekeningnummer ingevuld wat nodig is voor incassering van de contributiegelden. Hiervoor wordt dan schriftelijke toestemming gevraagd aan het koorlid.
De papieren aanmeldformulieren worden zorgvuldig in een map bewaard door het bestuurslid dat de ledenadministratie verzorgd.
Incassering van contributiegelden geschiedt door de penningmeester middels een automatische incasso via internetbankieren.
Daarvoor zijn alleen namen en bankrekeningnummers nodig. Zodra een lidmaatschap is opgezegd worden deze gegevens uit het bestand verwijderd.
Met de huisbankier is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.
Via Dropbox hebben alleen Bestuursleden toegang tot een actuele adressenlijst middels een wachtwoord.
De penningmeester houdt hiervan tevens een uitdraai in de administratiemap om eventueel aantekeningen te maken (up-to-date houden).
Op de laptop van de penningmeester, die beveiligd is met een wachtwoord en beveiligingssoftware, staan financieel administratieve gegevens zoals een begroting en jaarrapportages, maar geen persoonsgegevens.
Om te voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt, worden deze gegevens zeven jaar bewaard.
De nodige backups worden zorgvuldig achter slot en grendel bewaard.
Middels het e-mailadres van Friendship Gospel Choir worden de koorleden regelmatig geïnformeerd over repetities en dergelijke. De ledenmail wordt verstuurd via bcc, zodat de koorleden niet elkaars e-mailadres kunnen zien. Dit gebeurt via de laptop van de voorzitter of secretaris.
Deze laptops, evenals telefoons van bestuursleden, zijn beveiligd door middel van een wachtwoord of vingerafdrukherkenning.
Aan oud-koorleden wordt toestemming gevraagd om hun gegevens te mogen bewaren voor een eventuele toekomstige reünie bijvoorbeeld.
Friendship Gospel Choir maakt gebruik van groepsapps per stemsoort om snel informatie te kunnen verspreiden vanuit het bestuur naar de leden. De leden hebben zo de mogelijkheid om onderling per stemsoort te communiceren over het huiswerk. Hierbij zijn de telefoonnummers zichtbaar. Deelname is niet verplicht. Op het aanmeldformulier wordt toestemming gevraagd voor deelname aan de groepsapp.
De aanwezigheid op repetities wordt via papieren lijsten bijgehouden om te kunnen bepalen of de koorleden voldoende repetities hebben gehad om deel te kunnen nemen aan concerten.
Voor promotionele doeleinden kan door Friendship Gospel Choir gebruik gemaakt worden van foto en/of filmmateriaal van optredens in koorverband. Deze kunnen zichtbaar zijn op de website, via drukwerk of social media.
Persoonsgegevens zullen nimmer worden verkocht aan derden. Zij worden enkel en alleen verstrekt indien absoluut noodzakelijk, bijvoorbeeld om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.
De website van het koor maakt gebruik van cookies ofwel kleine tekstbestanden om er voor te zorgen dat de website naar behoren werkt.
Het bestuur is verantwoordelijk voor bescherming van de persoonsgegevens en betracht hierbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid.
Mocht er toch onverhoopt een datalek worden geconstateerd door een der bestuursleden, dan zal deze direct contact opnemen met de overige bestuursleden en zo spoedig mogelijk, na overleg, met de overige koorleden.
Indien van toepassing zullen instanties zoals de huisbankier direct worden ingelicht en alle verdere noodzakelijke maatregelen worden getroffen. Welke dat zijn is afhankelijk van de dan ontstane situatie.
Tenslotte bieden wij de (oud-)koorleden alle gewenste informatie indien er vragen zijn omtrent bovenstaande.
Laatste wijziging: 6 juni 2018